Bila Staff Selalu “Tak Pasti”, Itu Isyarat Komunikasi Lemah
Bila staf anda selalu tanya soalan seperti “Saya kena buat yang ni dulu ke?”, “Bos nak yang macam mana sebenarnya?”, atau “Saya tak pasti betul ke tak…”, itu bukan sekadar kurang inisiatif itu tanda komunikasi lemah dalam organisasi.
Banyak founder dan HOD silap letakkan punca pada staf semata-mata, sedangkan masalah sebenar datang dari cara komunikasi yang tidak jelas, bercelaru atau tak konsisten.
Mari kita tengok 3 tanda utama komunikasi lemah yang buat staf anda selalu “blur” dan cara nak perbaiki.
1. Arahan Tak Disampaikan Dengan Struktur Jelas
Komunikasi lemah paling kerap berlaku bila leader beri arahan dalam bentuk lisan spontan, tanpa susunan yang sistematik.
Contoh:
-
“Buat cepat tau” tapi tak nyatakan deadline.
-
“Tolong prepare proposal” tapi tak jelas format, siapa audiens, dan apa yang nak dicapai.
Solusi:
-
Gunakan checklist atau template tetap untuk tugasan.
-
Guna tool macam WhatsApp/Notion/Trello untuk log semua arahan supaya tak hilang di tengah jalan.
-
Sentiasa beri context, objective dan due date dalam setiap arahan.
2. Terlalu Banyak Channel Tapi Tiada Sistem
Ramai organisasi guna WhatsApp, Slack, Telegram, Email tapi tiada sistem siapa jawab, bila jawab, atau siapa kena follow up.
Akhirnya, komunikasi lemah sebab staf pening mana satu nak rujuk.
Solusi:
-
Standardkan channel ikut kategori: contoh, semua arahan formal guna Email atau Trello.
-
Set waktu semak & reply untuk semua leader (contoh: 10am & 4pm).
-
Appoint PIC komunikasi untuk urus aliran maklumat agar lebih tersusun.
3. Tiada Ruang Soal Jawab Yang Selamat
Kadang staf diam bukan sebab tak faham, tapi takut dilabel “banyak tanya” atau “lambat pick-up”. Ini lahir dari budaya organisasi yang tak terbuka satu bentuk komunikasi lemah yang lebih berbahaya.
Solusi:
-
Dalam setiap meeting, sediakan slot Q&A terbuka.
-
Galakkan soalan dengan reward atau pengiktirafan (bukan ejekan).
-
Leader kena tunjuk sikap terbuka untuk ditegur atau disoal.
Komunikasi Lemah Bukan Soal “Tak Dengar Cakap”
Staf bukan robot. Kalau mereka sering keliru atau “tak pasti”, itu bukan sebab mereka malas tapi mungkin kerana komunikasi lemah dari pihak atasan.
Sebagai founder atau HOD, perbaiki komunikasi anda dulu. Bila komunikasi jelas, kerja jadi lebih laju, kurang silap, dan team akan rasa lebih yakin dengan tugasan mereka.