Ramai founder pernah excited bila mula wujudkan sistem KPI dalam company. Rasa lega sebab dah ada “tool” untuk ukur prestasi staf. Tapi bila masuk realiti, KPI tetap tak capai. Staf tak kisah pun dengan target, report jadi sekadar tick the box, dan akhirnya founder mula fikir: “Kenapa sistem KPI ni macam tak jalan?”
Hakikatnya, masalah bukan pada KPI semata-mata. Masalah sebenar ada pada cara sistem tu diperkenalkan, dikomunikasikan, dan dipantau. Kalau 3 benda ni founder terlepas pandang, KPI hanya jadi kertas kosong bukan pendorong prestasi.
1. KPI Tak Dikaitkan Dengan Matlamat Besar Syarikat
Ramai founder set KPI ikut suka hati: “Close 10 sales sebulan”, “Buat 5 report mingguan”, atau “Capai 90% attendance”. Masalahnya, staf nampak KPI tu sebagai beban, bukan sebab jelas kenapa angka tu penting.
Bila staf tak nampak kaitan KPI dengan hala tuju syarikat, mereka hanya ikut sebab “bos suruh”. Itu yang buat KPI tak ada roh dan tak beri kesan.
Solusi: KPI mesti link dengan visi & target syarikat. Contoh: kalau visi nak jadi top HR provider untuk SME, KPI sales bukan sekadar angka tapi bukti syarikat semakin capai posisi itu. Bila staf nampak kaitan, semangat mereka lebih kuat.
2. KPI Hanya Diumumkan, Bukan Dikomunikasi
Kesilapan biasa: founder announce KPI dalam meeting, lepas tu expect semua orang terus faham. Padahal staf mungkin keliru “Apa sebenarnya bos nak tengok?”, “Macam mana nak capai target ni?”
Bila staf tak faham maksud KPI, mereka mula rasa tertekan, hilang fokus, dan akhirnya buat kerja ikut cara sendiri.
Solusi: KPI kena dijelaskan dengan komunikasi dua hala. Bukan sekadar umum, tapi terangkan standard, expectation, dan beri ruang staf tanya soalan. Lagi baik kalau founder kongsi contoh real-case supaya staf nampak jelas apa yang diukur.
3. Tiada Sistem Review & Tindakan Susulan
Inilah punca paling kritikal. KPI dibuat awal tahun, tapi review hanya hujung tahun. Bila ada staf tak capai target, baru mula marah atau bagi amaran. Masa tu dah terlambat.
KPI tanpa review berkala ibarat peta tanpa kompas. Staf pun hanyut ikut rutin, sebab tak ada sesi semak progress dan alignment.
Solusi: Wujudkan sistem review tetap mingguan atau bulanan. Bukan hanya check angka, tapi bincang halangan, strategi baru, dan beri coaching. KPI jadi hidup bila founder dan leader guna review sebagai peluang improve, bukan sekadar audit.
KPI bukan sekadar angka di atas kertas. Ia alat penggerak prestasi bila dihubungkan dengan visi, dikomunikasikan dengan jelas, dan dipantau secara konsisten. Kalau salah satu terlepas, sistem KPI memang akan “mati” sebelum sempat beri impak.
Jangan biar KPI jadi beban kosong. Audit balik cara anda tetapkan, komunikasikan, dan review KPI dalam organisasi.