Dalam banyak SME, semua bangga bila ada “buku SOP” setebal kamus. Tapi bila tanya staf, “kau tahu SOP apa untuk kerja kau?”, ramai yang terdiam.
Sebenarnya, SOP efektif bukan tentang banyak. Ia tentang difahami, diamalkan, dan dikemaskini bila perlu.
Masalahnya, ramai syarikat tulis SOP untuk cukupkan syarat, bukan untuk digunakan. Akhirnya, SOP cuma jadi hiasan di rak pejabat. Sedangkan SOP sepatutnya hidup dan bantu staf bekerja lebih konsisten.
Untuk jadikan SOP berfungsi, tiga perkara perlu ada:
1.Semua staf faham isi SOP.
2.SOP digunakan setiap hari dalam kerja.
3.SOP dikemas kini bila cara kerja berubah.
Selain itu, guna bahasa mudah, bukan jargon teknikal. Fokus pada 20% proses yang beri 80% impak. Uji setiap SOP di tempat kerja sebelum disahkan. Dengan cara ni, staf lebih faham dan cepat ikut panduan.
Sebagai tambahan, bila SOP jelas, komunikasi dalam organisasi jadi lebih lancar. Tiada lagi salah faham, dan prestasi pasukan meningkat secara semula jadi.
SOP bukan dokumen mati, tapi cara kerja bersama.
Lebih baik tiga SOP yang difahami semua orang, daripada tiga puluh SOP yang hanya jadi hiasan.