Sebagai founder, mesti pernah alami staf yang lambat respon. Bila mesej tak reply cepat, bila tanya progress senyap lama, atau bila diberi arahan, ambil masa berhari baru ada gerakan.
Masalahnya, bila founder terlalu push follow up setiap jam, check WhatsApp setiap 10 minit staf mula rasa founder micromanage. Akhirnya, dua-dua pihak jadi stress.
Persoalannya macam mana nak urus staf slow respon tanpa perlu jadi micromanager?
1. Bezakan Lambat Respon Dengan Lambat Buat Kerja
Kadang staf bukan sengaja lambat, tapi mereka fokus pada tugasan lain. Founder selalu salah faham bila WhatsApp tak reply cepat, anggap staf tak buat kerja. Padahal progress jalan, cuma komunikasi lemah.
Solusi Tetapkan expectation respon. Contoh semua mesej mesti acknowledge dalam masa 2 jam, walaupun kerja sebenar ambil masa lebih lama.
2. Gunakan Sistem Task Management
Kalau semua komunikasi bergantung pada WhatsApp atau mulut, memang akan jadi lambat. Staf mungkin miss mesej atau lupa task.
Solusi Gunakan tool simple macam Trello, Asana, atau ClickUp. Bila task jelas, deadline jelas, founder tak perlu tanya berkali-kali.
3. Tetapkan Ritual Check In
Bila tiada rutin check in, founder jadi gatal nak follow up setiap masa. Staf pula rasa diperhati 24 jam.
Solusi Buat daily weekly check in. Contoh setiap pagi staf update task utama, setiap Jumaat report progress. Dengan sistem ni, founder tak perlu micromanage sebab info dah sampai on time.
4. Beri Autonomi, Tapi Tegas Dengan Timeline
Staf slow respon selalunya sebab terlalu selesa. Kalau founder longgar, mereka jadi semakin perlahan. Kalau terlalu ketat, mereka rasa tercekik.
Solusi Balance antara autonomy & accountability. Bagi staf ruang selesaikan kerja ikut cara mereka, tapi timeline tetap wajib dijaga. Kalau gagal, ada konsekuen jelas.
5. Coaching, Bukan Sekadar Tegur
Kalau staf konsisten slow respon, jangan sekadar marah. Itu tanda ada isu disiplin, mindset, atau skill. Kalau founder hanya tegur tanpa coaching, masalah akan berulang.
Solusi Duduk berbincang dengan staf tu. Tanya apa yang buat respon lambat, apa halangan sebenar. Lepas tu guide cara urus masa & komunikasi lebih baik.
Slow respon staf bukan bermaksud mereka malas. Kadang-kadang ia berpunca dari sistem kerja, expectation tak jelas, atau budaya organisasi yang longgar. Founder kena urus dengan struktur, bukan dengan micromanage.
Bila ada sistem komunikasi, check in rutin, dan coaching betul staf lebih responsif tanpa founder perlu jadi polis 24 jam.